Einführung & Optimierung von IKS-Systemen

Der Begriff internes Kontrollsystem (IKS) umfasst grundsätzlich sämtliche Prozesse und Tätigkeiten, bei denen durch Abgleiche und Analysen eine hohe Qualität von Daten und Ergebnissen sichergestellt werden soll. Die Anforderung für die Implementierung eines internen Kontrollsystems ergibt sich einerseits aus dem Aktiengesetz und andererseits wird die Anforderung für Kreditinstitute im Rahmen der MARisk nochmal verschärft.

Im Kontext des Accountings werden IKS dabei weiter untergliedert in Abgleiche und Analysen:

Abgleiche – IKS im engeren Sinne 

Unter Abgleichen werden sämtliche Prozesse verstanden, bei denen Informationen aus Quellsystemen mit den Informationen aus Zielsystemen abgeglichen werden. Ziel der Abgleiche ist somit sicherzustellen, dass Werte aus Quellsystemen vollständig und korrekt in weiterverarbeitende Systeme übergeben wurden. Es handelt sich dabei in der Regel um technische Abstimmschritte mit einem Erwartungswert einer „Null-Differenz“. Typische Beispiele sind Hauptbuch/Nebenbuch-, Nebenbuch/Nebenbuch-, oder Kalkulator-/Nebenbuch-Abgleiche. Gerade bei Kreditinstituten kommt diesem Teil aufgrund der langen und komplexen Lieferketten vom bestandsführenden Front Office-System bis zum Hauptbuch eine besondere Bedeutung zu.

Analysen – IKS im weiteren Sinne 

Als Analysen sind Abstimmschritte definiert, bei denen durch Plausibilisierung, Zeitreihenvergleiche, Abgleiche mit Erwartungswerten oder sonstige qualitative/fachliche Prüfungen die Konsistenz und Korrektheit von Werten (meist) innerhalb eines Systems sichergestellt werden sollen. Analysen sind somit prozessual meist nachgelagerte Prozesse zu Abgleichen, da im ersten Schritt die korrekte Anlieferung, insbesondere die Vollständigkeit, sichergestellt werden muss. Typische Beispiele für Analysen sind Zinsplausibilisierungen, Hedge-Ergebnisse, stille Reserven und Lasten, Entwicklung oder die Ergebnisüberleitung.

Sicherung der Datenqualität durch IKS-Prozesse 

Durch einen geeigneten IKS-Prozess können auftretende Abweichungen zeitnah korrigiert und eine hohe Ergebnisdatenqualität gewährleistet werden. Jede Korrektur sollte in der Quelle beziehungsweise dem System durchgeführt werden, in dem auch der „Fehler“/Korrekturbedarf entstanden ist. Dies dient dazu, die Korrektur in der Zukunft nicht immer wiederholen zu müssen und die Datenqualität nicht erst auf der Ergebnisebene, sondern bereits beim Ursprung sicher zu stellen und somit auch einen Mehrwert für andere Nutzer – zum Beispiel aus dem Controlling oder Meldewesen – zu schaffen.

Die Missachtung des Ursprungsprinzips kann dazu führen, dass:

• bei der Verteilung von Daten an nachgelagerte Systeme unterschiedliche Informationsstände vorliegen
• Korrekturen gegebenenfalls an mehreren Stellen beziehungsweise Systemen durchgeführt werden müssen, um einen konsistenten Informationsstand sicherzustellen
   

Ein vollumfängliches IKS ist im Idealfall in den laufenden Accountingprozess des Kreditinstitutes eingebettet und stellt dort neben Reporting- und Korrekturprozessen den wesentlichen Bestandteil für die Qualitätssicherung der Daten dar. Ein geeignetes IKS-System zeichnet sich zudem dadurch aus, dass der Prozess schlank und nahezu voll automatisiert ist, das heißt, dass keine mehrfachen Abstimmungen des gleichen Sachverhaltes durch manuelle Tätigkeiten notwendig sind. Ein schlankes IKS-System führt somit zu einer Zeitersparnis und einem einhergehenden Kostenvorteil bei hoher Datenqualität.

Unterstützung der WTS Advisory bei der Einführung eines IKS 

Die WTS Advisory unterstützt Ihre Mandanten bei der Definition von geeigneten IKS-Schritten und der Einbettung der notwendigen Abstimmprozesse in die laufenden Berichtsprozesse. Dabei kann der Fokus sowohl auf der Neueinführung eines (Teil-)IKS (zum Beispiel im Rahmen der Umstellung eines Front Office-Systems oder des Hauptbuches) liegen oder auch auf der Anpassung eines bestehenden IKS aufgrund geänderten Bilanzierung- und Reportinganforderungen. Daneben bietet die WTS Advisory auch eine reine Analyse und Optimierung von IKS an. Hier lassen sich regelmäßig Potentiale durch die Eliminierung von unnötigen Teilschritten und die Standardisierung von Abläufen, Abgleichen und Analysen heben.

Bei Interesse und für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.